프로젝트 관리에 유연함을 넣다

성공적인 비즈니스와 프로젝트 관리를 위한 팁

 

비즈니스가 성공하기 위해서는 시장 요구에 부합하는 제품과 서비스를 적시에 적절한 품질로 제공하는 것이 중요하다. 프로젝트는 그 불확실성과 복잡성에 따라 관리 방법이 달라져야 한다. 불확실성과 복잡성이 낮은 프로젝트에서는 초기 설정된 업무량, 일정, 비용을 준수하는 것이 중요하다. 그러나 불확실성과 복잡성이 높은 경우 초기 설정 조건을 유연하게 조절하는 것이 프로젝트 가치를 높이는 데 도움이 된다.

 

유연한 목표 설정의 중요성

 

프로젝트에서 업무 범위, 일정, 비용을 관리하는 것은 매우 중요하다. 그러나 초기 목표를 무조건 준수하는 것이 성공을 보장하는 것은 아니다. 시장과 고객의 가치에 따라 목표를 유연하게 조정하는 것이 필요하다. 많은 프로젝트가 고정된 일정과 비용에서 시작되지만, 이는 초기 요구사항을 기반으로 한 개략적인 추정치에 불과하다. 실제 프로젝트의 일정과 비용을 정확하게 예측하기 어렵기 때문에 확률적으로 예측하는 것이 합리적이다.

 

합리적인 일정과 비용 설정

 

현실에서는 조직의 상황이나 경영진의 의도에 따라 프로젝트의 일정과 비용이 결정되는 경우가 많다. 입찰 경쟁 때문에 합리적인 결정이 어려운 경우도 있다. 그러나 발주자가 일정과 비용을 정하더라도 실제 수행할 때 필요한 일정과 비용을 반드시 추정해야 한다. 그래야만 프로젝트의 타당성을 검증할 수 있다.

 

프로젝트 성공을 위한 인식 공유

 

프로젝트 성공을 위해서는 요구사항의 불확실성으로 인해 일정과 비용을 정확히 예측하기 어렵다는 것을 발주자와 개발사가 모두 인식해야 한다. 경영진이나 발주자는 프로젝트 일정과 비용을 지나치게 줄이면 오히려 생산성과 품질에 악영향을 미친다는 것을 깨달아야 한다. 합리적으로 설정한 일정에서 25% 이상 줄이지 않는 것이 좋다. 25% 이하에서는 프로젝트 팀이 적응할 수 있는 여지가 있기 때문이다. 특히 대규모 프로젝트에서는 복잡성과 이해관계자의 상호작용이 중요하므로 여유를 두는 것이 더 바람직하다.

 

일정 단축의 악영향

 

일정을 지나치게 줄이면 여러 가지 문제가 발생할 수 있다. 의사소통 시간이 부족해 원활한 협업이 어려워지고, 창의적으로 생각할 시간이 부족해진다. 요구사항과 설계에 투자하는 시간이 줄어들어 후반부에 재작업이 많아지거나 품질이 떨어질 수 있다. 또한, 예상치 못한 리스크에 대처할 시간적 여유가 없어 일정이 지연되거나 품질에 문제가 생길 수 있다.