결국엔 커뮤니케이션이다

맥킨지의 새로운 5단계 기법: 문제 해결을 위한 체계적인 접근법

 

맥킨지의 새로운 5단계 기법은 문제 해결을 위해 체계적이고 효과적인 방법을 제공한다. 이 기법은 다음과 같은 다섯 단계로 구성된다:

 

1. 문제 정의

2. 구조화 분석

3. 가설 제기

4. 가설 검증

5. 제출

 

특히 3단계와 4단계는 순환적으로 진행된다.

 

5단계: 제출

 

솔루션 제출은 전체 과정의 클라이맥스에 해당한다. 이 단계에서는 모든 성과를 완벽하고 효과적으로 전시하여 결말을 맺는다.

 

비즈니스 커뮤니케이션에 영향을 미치는 요소

 

1. 기간

프로젝트 주기와 진전 상황에 따라 커뮤니케이션 방식을 선택하고 내용을 설계한다.

- 1개월 미만의 단기 프로젝트: 상사나 고객 등 관계자들의 특성에 맞춰 커뮤니케이션 스타일에 적절한 변화를 준다.

- 1개월 이상의 프로젝트: 관련자와 공식적인 커뮤니케이션 계획을 설계하고 당사자에게 알린다.

- 8~10주 길이의 전략 프로젝트: 일반적으로 두 차례 보고를 진행한다.

- 중간 보고: 1개월 전후에 진행하여 프로젝트 방향성을 확인하고 관련자와 최신 정보를 공유한다.

- 최종 보고: 마지막 주에 진행하여 결과물을 제출한다.

- 두 차례의 핵심 보고 외에도 프로젝트 책임자는 의사결정권자와 사전에 정기적인 비공식 커뮤니케이션을 제안한다.

 

2. 장소

반드시 회의 장소와 설비를 미리 준비한다.

- 프로젝터, 마이크, 좌석 배치, 명패 등을 미리 점검한다.

- 원격 회의 참가자를 위해 화상회의 설비에 신경 쓴다.

- 회의 장소에 미리 적응할 기회가 없다면 책임자가 미리 도착해 준비를 마쳐야 한다.

 

3. 목적

비즈니스 커뮤니케이션은 결과 지향적이므로 목적을 분명히 해야 한다.

- 토론이 지나치게 산만해지면 진행자가 참석자들에게 의제에 집중할 것을 정중히 요청해야 한다.

- 중요한 회의는 반드시 회의록을 작성하여 회의 요점을 정리하고, 회의가 끝난 후 모든 관계자에게 발송하여 확인한다.

- 회의록에는 후속 조치에 관한 내용을 포함시켜야 하며, 이는 구체적이고, 측정 및 실현 가능하며, 정해진 기간과 책임자가 있어야 한다는 SMART 원칙에 따른다.

 

4. 청중의 커뮤니케이션 선호도

각 기업의 커뮤니케이션 스타일이 다르므로 프로젝트 팀은 이를 존중하고 적응해야 한다.

- 상급자의 명령에 따르는 경직된 소통 방식: 회의 좌석, 발언 순서를 신경 써서 배치하고, 서면 형식을 지키며, 상세 문서와 공식 구두 진술을 사용한다. 직급이 다른 사람들 간의 토론은 리더의 한 마디에 모든 것이 결정되는 경우가 많아 기대하는 효과에 도달하기 어렵다.

- 비교적 활발한 분위기의 기업, IT 기업들: 데이터 중심의 분석과 발표, 영상과 같은 직관적인 미디어를 활용하여 주제에 바로 진입하고 속도를 높인다.

 

비즈니스 커뮤니케이션 3S 요소

 

1. 빈틈없는 전략 (Thoughtful Strategy)

소통 빈도와 내용에 대해 균형을 유지하는 것이 중요하다.

- 대외 소통 시 인원, 내용, 방식에 대한 명확한 경계를 설정하고, 정보는 핵심적이고 간결해야 한다.

- 중요한 보고를 할 때마다 프로세스를 정하고 역할을 분담해 여러 번의 리허설을 거쳐 실수가 없어야 한다.

 

2. 치밀한 구조 (Tight Structure)

효율적인 커뮤니케이션에는 반드시 구조가 있어야 한다.

- 피라미드 원칙, 스토리라인, SCP 모델 등 다양한 비즈니스 커뮤니케이션 도구들이 이러한 구조를 세우는 데 유용하다.

 

3. 전문적 스타일 (Professional Style)

전문적 스타일에도 각자의 특색이 있다.

- PPT의 경우, 컨설팅 기업에서는 스타일과 통일성을 강조한다.

- 맥킨지는 푸른색, 보스턴컨설팅 그룹은 녹색, 베인앤컴퍼니는 붉은색을 사용한다.

- 색깔 외에는 간결함을 강조한다.

- 구두 진술 시에는 일상 대화와 달리 말투, 정서, 어휘까지 신경 써야 한다.